Organise tes fichiers comme une Pro : le guide pour les Femmes Entrepreneures.

Salut à toi, l’entrepreneure dynamique ! Tu jongles probablement avec un million de choses en même temps, de la gestion de ton entreprise à l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Au milieu de tout cela, les fichiers numériques peuvent rapidement devenir un joyeux bordel désorganisé. Mais ne t’inquiète pas, car j’ai quelques astuces à te partager pour nommer tes fichiers de manière intelligente et efficace. Laisse-moi t’aider à mettre de l’ordre dans ce chaos numérique !

1. Sois descriptive, mais succincte

Lorsque tu nommes tes fichiers, rappelle-toi que la clarté est la clé. Utilise des noms qui décrivent clairement le contenu du fichier, mais essaie de rester concise. Par exemple, au lieu de nommer un fichier “Réunions Mensuelles 2023”, opte pour “2023.06_Réunions”. Cela te permet de rapidement identifier la date et le sujet en un coup d’œil.

2. Utilise la date de manière intelligente

La date est ton alliée précieuse pour organiser tes fichiers. Intègre toujours la date dans le nom de fichier, en commençant par l’année, puis le mois et éventuellement le jour si nécessaire : AAAA.MM.JJ. Cela garantit que tes fichiers sont triés chronologiquement et faciles à retrouver.

3. Intègre des mots-clés pertinents

Pense aux mots-clés qui décrivent le mieux le contenu du fichier. Si tu es une entrepreneure dans le secteur de la mode et que tu enregistres des croquis de conception, tu pourrais nommer tes fichiers “2024.08_croquis_robe_ete”. Ces mots-clés te feront gagner un temps précieux lorsque tu rechercheras un fichier spécifique.

4. Utilise la numérotation pour l’ordre

Si tu as des séries de fichiers liés, tels que des projets numérotés ou des étapes d’un processus, n’hésite pas à utiliser la numérotation. Par exemple, “ProjetX-Étape1” suivi de “ProjetX-Étape2”. Cela te permet de garder une vue d’ensemble de tes projets et de suivre leur progression.

Si tu utilises des numéros, pense aux nombres de fichiers ou dossier maximal que tu auras. Si par exemple tu penses avoir entre 10 et 100 fichiers, nomme “01”, “02”… Tu pourras ainsi aller jusqu’à 99 sans problème. Cela permettra que tes fichiers soient triés dans le bon ordre.

5. Évite les caractères spéciaux et les espaces

Lorsque tu nommes tes fichiers, essaie de rester simple et évite les caractères spéciaux, les espaces, mais aussi les accents et les cédilles. Les noms de fichiers compliqués peuvent causer des problèmes de compatibilité avec certains logiciels et rendre difficile le partage de fichiers avec d’autres.

6. Utilise des dossiers organisés

Outre la nomination de fichiers, la création de dossiers organisés est tout aussi importante. Range tes fichiers dans des dossiers thématiques pour une recherche plus rapide et une navigation fluide. Par exemple, tu pourrais avoir un dossier “Comptabilité” avec des sous-dossiers “Factures”, “Dépenses”, etc.

7. Astuce pour définir les noms de tes fichiers

Maintenant que tu as la structure de tes noms de fichiers, tu peux de concentrer sur les mots-clés qui vont permettre de savoir en une 1 seconde ce qui se trouve à l’intérieur.

La première chose à faire est de définir le type de fichier que c’est : est-ce une facture, un devis, une attestation, un plan, un relevé bancaire, un visuel pour une publication, un courrier… ?

Le type de fichier doit se trouver en premier, après la date.

Ensuite, tu peux préciser ce que ça concerne, si c’est pour un projet particulier, ou un client, apporte des informations concises qui te permettront de comprendre tout de suite de quoi il s’agit. Tu peux aussi ajouter un numéro de version, si tu as modifié ton document suite par exemple à des échanges avec ton client.

Et dernière chose, tu peux également ajouter le numéro du document. Par exemple si c’est une facture, ajoute le n° de la facture dans le nom de fichier. C’est toujours plus facile de faire une recherche sur le nom de fichier que sur son contenu.

Je te donne quelques exemples de mes fichiers :

“F2023.053_Dupont_Florent” : Facture n° F2023.053 du client M. Dupont

“2023.06_LKI_boite_mail_vacances” : Visuel de ma publication du mois de juin sur LinkedIn concernant la gestion de la boîte mail pendant les vacances

“2023.02.28_compte_pro” : Relevé bancaire de mon compte pro à fin février 2023. Je n’ai pas précisé “relevé” car le fichier est déjà classé dans le sous-dossier “Relevés bancaires”, donc inutile de donner deux fois cette information. Et oui, clair et concis, c’est la base ;-)

Conclusion

En tant que femme entrepreneure accomplie, tu mérites une organisation numérique facile. En suivant ces astuces simples, tu pourras dompter le chaos de tes fichiers numériques et gagner un temps précieux au quotidien. N’oublie pas : une organisation efficace t’aidera à rester concentrée sur ce qui compte vraiment : faire grandir ton entreprise et atteindre tes objectifs. Alors maintenant, à toi de jouer !

A bientôt.